10 Frases Anticuadas en Inglés que Arruinarán tu Correo Electrónico Profesional

Consejos recopilados de un consultor de negocios estadounidense

Gary Blake, autor del libro The Elements of Business Writing (“Los fundamentos de la correspondencia comercial”) y reconocido consultor de negocios de Port Washington, imparte seminarios sobre redacción comercial en Estados Unidos, ofrece asesoramiento por correo electrónico y elimina los clichés y el lenguaje burocrático de los textos que recibe. En un artículo para el portal Business Know-How, reunió 10 frases que deberías evitar en tus correos electrónicos laborales. Te resumimos los puntos principales.

Gary promete que si te deshaces de estas frases, los documentos y correos electrónicos que redactas a diario serán más eficaces. Mejorarás la imagen de tu empresa, aprenderás a reaccionar con más amabilidad a las reclamaciones y objeciones, obtendrás la información que necesitas más rápido y reducirás miles de palabras innecesarias.

#1. Yours very truly / Sincerely yours / Very truly yours

En español, esto se puede traducir como “Atentamente“, “Sinceramente“. No le perteneces a nadie, así que olvídate de “yours” (tuyo/a). Este tipo de saludo está anticuado. En su lugar, elige el lacónico “sincerely“.

#2. Please be advised that…

La traducción literal es: “Por favor, sea informado que…“. En una formulación más habitual, el significado es: “Por favor, ten en cuenta que…”, “Observa que…”. Pero en la frase “please be advised”, casi siempre es redundante.

En general, “advice” es consejo. A menudo, en la correspondencia comercial no damos consejos, sino que simplemente informamos, familiarizamos al interlocutor con los hechos. En resumen, en lugar de “Please be advised that the check is overdue” (“Por favor, ten en cuenta que el cheque está vencido”), formula la idea de forma más concisa y sencilla: “The check is overdue“. Y en lugar de “I advised him to call me tomorrow”, escribe: “I asked him to call me tomorrow“. No sobrecargues el lenguaje.

#3. Kindly

Una palabra anticuada del léxico comercial (incluso tiene una marca en los diccionarios). El Cambridge Dictionary dice: “Kindly se usa cuando alguien pide que se haga algo, especialmente si es una petición molesta, pero aún así quieres ser cortés”. Por ejemplo: “You are kindly requested to leave the building” (“Se le pide amablemente que abandone el edificio”). Un simple “please” funciona mucho mejor.

#4. I have forwarded… / I am forwarding

“He reenviado”, “Estoy reenviando”. En el correo electrónico, “forwarding” tiene un significado específico: reenviar el correo de alguien. En otros casos (por ejemplo, “Te reenvío mi tarjeta de visita”), simplemente usa “send“.

#5. Respectfully

A los hispanohablantes puede parecerles que no hay nada malo en “respectfully“, que se trata de respeto y consideración. Pero Gary dice que la palabra suena demasiado formal y un poco servil.

Según el experto, se usa mucho en cartas de rechazo: “I must respectfully disagree with your claim” (“Con todo respeto, debo discrepar con tu reclamación”). Es posible que el autor del mensaje piense: “Si escribo ‘respectfully’, suavizaré el golpe”. En realidad, esto no hace más feliz al receptor del correo, ya que la solicitud sigue siendo rechazada.

#6. Above-captioned / above referenced

“Mencionado anteriormente“, “Arriba mencionado“. Después de estas frases, el interlocutor tendrá que apartar la vista de tu correo, levantar la mirada a la línea de ASUNTO, encontrar la información allí, volver a abrir el correo y continuar leyendo. ¿No es más sencillo resumir la información importante en el mismo correo?

En otras palabras, si la “reclamación antes mencionada” se refiere al “caso n.º 1548”, ¿por qué no escribir: “En la reclamación del caso n.º 1548…?” El secreto de un correo electrónico exitoso es que el lector prácticamente no tenga nada que le distraiga.

#7. Please do not hesitate to contact me

“Por favor, no dudes en contactarme“. En inglés, esta frase es un terrible cliché. Sonaba muy vívida y fresca hace casi medio siglo, pero ahora está pagando el precio de su antigua popularidad. Cuando usas clichés en tu correspondencia, le indicas sutilmente a tu lector que piensas con plantillas (no solo en el correo). Por muy inofensiva que parezca esta frase, hace que el autor sea completamente impersonal. Sustitúyela por “Please call me“.

#8. Please note that…

“Por favor, ten en cuenta que…“. La frase puede parecer inocente, pero Gary Blake cree que su tono se parece al de los profesores: “¡Ahora, atención!”. Recomienda evitar “Please note that…” en cualquier correo electrónico o conversación profesional.

#9. Enclosed please find

En español, la frase sería: “A continuación se adjunta…“, “Se adjunta a la presente…“. La verdadera encarnación del estilo burocrático. La gente comienza a comunicarse de esta manera cuando intenta desesperadamente no usar la palabra “yo” o cuando simplemente copia lo que ha visto en otras cartas.

¿Qué significa la palabra “find” en esta construcción? Hay un buen chiste sobre esto. Un chico entra en un restaurante y pide un filete para cenar. Más tarde, el camarero se acerca a la mesa, sonríe servilmente y pregunta: «How did you find your steak?» (“¿Cómo has encontrado tu filete?”). El chico mira al camarero y dice: «I just moved the mashed potatoes — and there it was!» (“¡Solo aparté el puré de patatas, y ahí estaba!”.)

Tanto en español como en inglés, la palabra “encontrar” se puede usar en dos casos. En primer lugar, encontrar algo que estaba oculto, no se sabía dónde estaba (“How did you find this restaurant?” – “¿Cómo encontraste este restaurante?”). En segundo lugar, formar una opinión sobre algo: “I find this steak very delicious” (“Encuentro este filete muy delicioso”). En ambos idiomas, el segundo significado suena bastante pomposo.

Cuando los Beatles regresaban a casa después de un viaje a Estados Unidos, un periodista les preguntó: «How did you find America?» (“¿Cómo encontrasteis Estados Unidos?”). Uno de los Beatles respondió: “Giramos a la izquierda en Groenlandia”. ¡Eso lo dice todo! No hay que encontrar nada. Usa “enclosed is” o “I’ve enclosed“.

#10. Under separate cover

Muchos usan esta frase cuando quieren decir que enviarán alguna información por correo aparte: “The information you requested is being sent under separate cover“. En realidad, es una frase formal y anticuada. Cuando escuchas o ves la palabra “cover” (que en español puede traducirse como “cubrir”, “tapa”), inmediatamente te imaginas una gran olla de espaguetis, y las ganas de leer el correo desaparecen.

Estas reglas, por supuesto, no son universales: si necesitas enviar no un correo electrónico, sino, digamos, una carta formal en papel, respeta el tono formal y no escuches lo que recomienda Gary. También es muy importante evaluar el tono del interlocutor: si se comunica de forma estricta y formal, puede que no aprecie tu deseo de escribir de forma humana. Para no meter la pata en la correspondencia, solo necesitas conocer bien el idioma.